Nama : Tia Sri
Rejeki Manik
Kelas :
4eb20
NPM : 29210543
Pengendalian
Manajemen
Pengendalian manajemen terutama adalah proses
untuk memotivasi dan memberi semangat orang-orang yang melaksanakan
kegiatan-kegiatan demi mencapai tujuan organisasi. Ini juga merupakan proses
untuk mendeteksi dan mengoreksi kesalahan-kesalahan unjuk kerja yang tidak
disengaja serta ketidak beresan yang disengaja, seperti pencurian ataupun
penyalah-gunaan sumber daya.
Proses. Pengendalian
manajemen mencakup sistem pengendalian manajemen yang terdiri atas tataan
organisasi, wewenang, tanggung jawab, dan informasi untuk memungkinkan
pelaksanaan pengendalian dan untuk memproses sekumpulan tindakan yang
memastikan bahwa organisasi bekerja untuk mencapai tujuannya.
Manajer.
Pengendalian manajemen adalah alat bagi para manajer, yang menggunakannya dalam
interaksi di antara mereka dan dengan bawahan. Ini adalah proses yang
berorientasi kepada manusia. Manajer-manajer ini merupakan titik fokus dalam
pengendalian manajemen. Mereka menyusun rencana untuk mengimplementasikan
strategi dan mencapai tujuan, dan merekalah orang-orang yang harus mempengaruhi
orang lain dan yang unjuk kerjanya diukur. Pejabat-pejabat staf organisasi
mengumpulkan, menyarikan, dan menyajikan informasi yang berguna dalam proses
ini, dan mereka membuat perhitungan-perhitungan yang menerjemahkan
pertimbangan-pertimbangan manajemen ke dalam format sistem.
Karena fokusnya adalah pada manusia dan
implementasi rencana, pengendalian manajemen membutuhkan
pertimbangan-pertimbangan psikologis yang kuat. Kegiatan-kegiatan seperti
komunikasi, membujuk, menasehati, memberi semangat, dan mengkritik merupaakan
bagian penting dari proses ini.
Tujuan.
Tujuan-tujuan organisasi ditetapkan sebelum proses perencanaan strategik.
Tujuan-tujuan ini biasanya tidak dikaitkan dengan waktu dan tidak mengenal
batas waktu, meskipun informasi yang diperoleh selama proses pengendalian
strategik dapat menyebabkan terjadinya perubahan tujuan. Setelah tujuan organisasi
ditetapkan, proses perencanaan strategik dapat digunakan untuk mengembangkan
strategi-strategi dalam bentuk cara mencapai tujuan.
Efisiensi dan efektivitas. Pengendalian manajemen memanfaatkan pengendalian tugas
untuk memastikan unjuk kerja yang efektif dan efisien di tingkat tugas.
Efektivitas diartikan sebagai kemmpuan suatu unit untuk mencapai tujuan yang
diinginkan, sedangkan efisiensi menggambarkan berapa banyak masukan yang
diperlukan untuk menghasilkan satu unit keluaran tertentu. Unit organisasi yang
paling efisien adalah unit yang dapat menghasilkan sejumlah keluaran terbanyak
denagn masukan yang tersedia.
Efektivitas selalu berkaitan dengan tujuan
organisasi. Efisiensi sendiri belum tentu terkait dengan tujuan tertentu. Unit
organisasi yang efisien adalah unit yang melakukan apapun dengan penggunaan
sumber daya minimal; tetapi jika yang dilakukannya – keluarannya – tidak
mencapai tujuan organisasi, unit tersebut tidak efektif.
Manajer-manajer senior menggunakan sistem
pengendalian manajemen untuk mendeteksi situasi-situasi lepas kendali, bila
operasi organisasi tidak efisien atau tidak efektif, dan untuk meyakinkan diri
sendiri bahwa organisasi telah melaksanakan strateginya secara efektif dan
efisien. Proses pemastian ini penting bagi manajer terutama karena, ketika
mereka bertindak sebagai manajer, mereka tidak mengerjakan pekerjaan itu
sendiri. Fungsi mereka adalah memastikan bahwa pekerjaan telah dilakukan oleh
orang lain; dan bila mereka tidak dapat mengamati pekerjaan yang edang dilakukan
orang lain itu, mereka memerlukan pemastian dari sistem pengendalian manajemen
bahwa pekerjaan tersebut memang sedang dilaksanakan.
Karakteristik dari sistem pengendalian
manajemen. Pengendalian manajemen meliputi baik
tindakan-tindakan untuk menuntun dan memotivasi usaha guna mencapai tujuan
organisasi maupun tindakan-tindakan untuk mengoreksi unjuk kerja yang tidak
efektif dan tidak efisien.
Sistem pengendalian manajemen yang berbeda
diperlukan untuk situasi yang berbeda, tetapi semuanya mempunyai karakteristik
berikut:
1. Sistem pengendalian manajemen difokuskan
pada program dan pusat-pusat tanggung jawab. Program adalah kegiatan-kegiatan
yang menyangkut produk, lini produk, riset, dan pengembangan, atau
kegiatan-kegiatan serupa yang dilakukan organisasi untuk mencapai tujuannya.
Pusat pertanggung jawab unit organisasi yang dipimpin seorang manajer yang
bertanggung jawab.
2. Informasi yang diproses pada sistem
pengendalian manajemen terdiri atas dua macam; (a) data terencana dalam bentuk
program, anggaran, dan standar, dan (b) data aktual mengenai apa yang telah
atau sedang terjadi, baik di dalam maupun diluar organisasi.
3. Sistem pengendalian manajemen merupakan
sistem organisasi total dalam arti bahwa sistem ini mencakup semua aspek dari
operasi organisasi. Fungsinya adalah membantu manajemen menjaga keseimbangan
semua bagian operasi dan mengoperasikan organisasi sebagai suatu kesatuan yang
terkoordinasi.
4. Sistem pengendalian manajemen biasanya
berkaitan erat dengan struktur keuangan, di mana sumber daya dan
kegiatan-kegiatan organisasi dinyatakan dalam satuan moneter.
5. Aspek-aspek perencanaan dari sistem
pengendalian manajemen cenderung mengikuti pola dan jadwal tertentu.
6. Sistem pengendalian manajemen adalah
sistem yang terpadu dan terkoordinasi di mana data yang terkumpul untuk
berbagai kegunaan dipadukan untuk saling dibandingkan setiap saat pada setiap
unit organisasi.
Perencanaan
dan Pengendalian Strategik
Pengendalian manajemen menyangkut
implementasi strategi. Pengendalian strategik mengacu pada pemeliharaan kondisi
lingkungan dari strategi. Kedua jenis pengendalian ini banyak memanfaatkan
informasi umpan balik, tetapi informasi umpan balik pada pengendalian strategik
digunakan untuk mengevaluasi latar belakang dari strategi-strategi sedang
berjalan serta asumsi-asumsi lingkungan yang menjadi dasar perumusan-ulang
strategi. Pengendalian manajemen lebih banyak menekankan pada pengendalian
variabel-variabel intern, sedangkan pengendalian strategik seringkali mengurusi
perubahan-perubahan pada variabel-variabel ekstern terhadap mana organisasi
harus menyesuaikan diri. Sejauh variabel-variabel ektern dapat dikendalikan
oleh organisasi, perbedaan antara metode pengendalian strategi dan metode
pengendalian manajemen cenderung memudar. Namun, kedua jenis pengendalian ini
harus dipandang sebagai dua fungsi yang terpisah agar kemampuan-kemampuan
manjerial yang berbeda dapat dimanfaatkan sebaik-baiknya.
Perencanaan strategik adalah proses untuk
merumuskan kegiatan-kegiatan jangka panjang yang mencakup baik penetapan tujuan
maupun kebijakan pengarah dan strategi untuk mencapai tujuan tersebut.
Sekali keputusan dan rumusan perencanaan
strategik ditetapkan, pengendalian manajemen bertugas memastikan agar kebijakan
dan strategi ini dilaksanakan. Bila organisasi bekerja sesuai dengan arahan
kebijakan dan strategi tersebut, organisasi dikatakan “terkendali” Bila tidak,
dikatakan “lepas kendali”.
Perbedaan antara pengendalian manajemen
dengan perencanaan dan pengendalian strategik. Perencanaan strategik mendahului
proses pengendalian manajemen. Proses pengendalian manajemen menganggap bahwa
strategi telah ditetapkan (tertentu) dan mengembangkan suatu sitem untuk
mengimplementasikannya. Pengendalian strategik biasanya mendahului tetapi
mungkin juga mengikuti proses pengendalian manajemen jika tujuan organisasi
tidak tercapai, meskipun strategi telah dilaksanakan secara efektif dan
efisien.
Proses perencanan strategik pada dasrnya
bersifat tidak reguler, sedangkan pengendalian manjemen merupakan proses yang
cukup sistematik dan kontinu.
Kebanyakan informasi untuk pengendalian
manajemen dikembangkan secara internal dalam bentuk tindakan-tindakan ekonomis
dan psikologis yang dapat digunakan untuk menyemangati, menuntun, dan
mengoreksi tindakan-tindakan para manajer.
Proses pengendalian manajemen dan proses
perencanaan strategik cenderung bertumpang-tindih sewaktu-waktu, tetapi macam
alat analisis yang digunakan, macam pemikiran yang diperlukan, dan sumber
informasi yang digunakan berbeda dan perlu secara jelas dibedakan.
Tinjauan
Sistem Pengendalian Manajemen
Struktur
Struktur pengendalian manajemen dipusatkan
pada berbagai macam pusat tanggung jawab. Pusat tanggung jawab adalah suatu unit
organisasi yang dikepalai oleh seorang manajer yang bertanggung jawab.
Pusat-pusat ini dikelompokan berdasarkan sejauh mana masukan dan keluaran yang
menjadi tanggung jawab manajer pusat diukur dalam satuan moneter.
Proses
Mayoritas proses pengendalian manajemen
melibatkan komunikasi dan interaksi informal di kalangan manajer dan karyawan.
Komunikasi informal terjadi melalui memo, rapat, percakapan, bahkan melalui
isyarat-isyarat seperti ekspresi wajah. Walaupun kegiatan informal ini sangat
penting dalam pengendalian manajemen, sulit untuk diuraikan secara sistematis.
Disamping pengendalian informal, kebanyakan perusahaan mempunyai sistem
pengendalian formal, yang meliputi tahap-tahap pemograman, penganggaran,
operasi dan pengukuran, serta pelaporan dan analisis, yang saling berkaitan.
Pemograman.
Pemograman adalah proses memilih program
spesifik untuk kegiatan-kegiatan organisasi. Program-program ini yang merupakan
hasil dari proses pemograman memperlihatkan, mana, kapan, dan berapa banyak
sumber daya akan digunakan untuk tiap-tiap program. Program menunjukkan
kegiatan-kegiatan yang akan dilakukan organisasi dalam rangka pelaksanaan
strateginya. Pada perusahaan yang berorientasi kepada laba, setiap produk atau lini
produk adalah program. Kegiatan riset dan pengembangan mungkin juga merupakan
program. Inti dari suatu program adalah seperangkat tindakan yang
menuju kepada produksi atau distribusi keluaran
berupa barang atau jasa dengan menggunakan sumber daya dari satu atau
lebih unit organisasi.
Penganggaran.
Anggaran operasi suatu organisasi merupakan
rencana tindakannya, biasanya dinyatakan dalam satuan uang, untuk periode
tertentu, biasanya satu tahun. Dalam proses penganggaran, anggaran umumnya,
disusun dengan menggabungkan anggaran-anggaran divisi dan departemen, yang
merupakan tanggung jawab manajer divisi atau departemen. Sebagai bagian dari
proses ini, masing-masing program diterjemahkan ke dalam kegiatan-kegiatanyang
berkaitan dengan tanggung jawab manajer dari setiap pusat tanggung jawab untuk
periode tersebut. Tiap-tiap manajer bertugas melaksanakan suatu program atau
sebagian program. Walaupun alat pelaksanaan strategi pada mulanya dikembangkan
sebagai program-program, dalam proses penganggaran program-program ini
diterjemahkan ke dalam bentuk tugas-tugas pusat tanggung jawab. Proses
penyusunan anggaran pada dasarnya merupakan ajang negosiasi antara manajer
pusat tanggung jawab dengan atasannya untuk menetukan apa yang akan dilakukan
manajer dan dengan cara bagaimana. Hasil akhir dari negosiasi ini adalah
pernyataan yang telah disahkan mengenai pendapatan dan pengeluaran yang
diharapkan selama tahun anggaran untuk setiap pusat tanggung jawab dan untuk
organisasi secara keseluruhan.
Operasi dan pengukuran.
Selama periode operasi aktual, dilakukan
pencatatan tentang sumber daya yang secara aktual digunakan, dinyatakan dalam
bentuk biaya, serta mengenai pendapatan yang secara aktual diperoleh. Catatan
ini sudah sangat terstruktur sehingga data biaya dan pendapatan terkelompok
baik menurut program maupun menurut pusat tanggung jawab. Data yang
dikelompokkan menurut program digunakan sebagai dasar untuk pemograman yang
akan datang, sedangkan data yang dikelompokkan menurut pusat tanggung jawab
digunakan untuk mengukur unjuk kerja atau prestasi manajer pusat tanggung
jawab. Untuk kepentingan yang terakhir ini, data tentang hasil aktual
dilaporkan dengan cara sedemikian hingga dapat dibandingkan langsung dengan
cara seperti yang tertuang dalam anggaran.
Pelaporan dan analisis.
Sistem pengendalian manajemen berfungsi
sebagai alat komunikasi. Informasi yang dikomunikasikan terdiri atas data
akuntansi dan non-akuntansi, dihasilkan baik dari dalam maupun dari luar
organisasi. Informasi ini membuat manajer mengetahui apa yang sedang terjadi
guna memastikan bahwa pekerjaan yang dilakukan oleh berbagai pusat tanggung
jawab yang terpisah-pisah terkoordinasi dengan baik.
Tidak ada komentar:
Posting Komentar